Det å fusjonere to grossistvirksomheters ERP og digitale systemer mens de er fullt operative, er en ekstremt kompleks øvelse. Det kan sammenliknes med å bytte dekk på en bil i fart. Høye kundeforventninger, en logistikkoperasjon bygd med millimeterpresisjon og lite rom for feilmargin gjør ikke bildet enklere. Så kan man legge til at det hele skal gjøres innenfor en veldig kort tidshorisont – litt i overkant av et år.

Det er dette utgangspunktet Kesko Group har når deres datterselskap Onninen skal fusjoneres med nyoppkjøpte Elektroskandia.

- I et prosjekt av dette omfanget er det mye som gjør at du kan miste nattesøvnen, sier Sondre Ressem, Supply Chain Director i Kesko Norge.

- Heldigvis har Kesko gode erfaringer fra liknende prosesser, og med Metier på laget kommer dette til å gå veldig bra, fortsetter han.

John Arild Korsnes har ledet teamet fra Metier Digital som har vært inne i prosjektet, og er også prosjektleder for Supply Chain.

- Vi har dybdekompetanse og erfaring innenfor bransjen og systemet. Når vi kommer inn i slike programmer, vet vi at det er viktig å komme raskt opp i fart og å holde momentet oppe, sier John Arild. Godt samarbeid med Keskos egne ansatte, god kommunikasjon og hyppige oppfølginger bidrar til at vi sammen får dette til på en god måte.

Fusjonerer for å bli en ledende aktør innen E-verk og teknisk handel

Kesko Group er et finskeid selskap som driver med bygg- og teknisk handel i Nord-Europa, samt dagligvare og bilhandel i Finland. I Norge eier og driver Kesko de kjente merkevarene Byggmakker og Onninen. I begynnelsen av 2023 kjøpte Onninen Elektroskandia Norge AS. Oppkjøpet ble gjort for å styrke Onninens posisjon innen E-verk og teknisk handel i Norge, og øke bidraget til det grønne skiftet. Innenfor E-verk finner vi nettselskap, kraftverk og entreprenører. Dette er et kundesegment som setter meget store krav til digitalisering, miljø, pålitelig logistikk og leveringssikkerhet.

Raymond Gabrielsen innehar rollen som daglig leder i Elektroskandia og direktør for ICT og Forretningsutvikling i Kesko Norge.

- For å møte disse forventningene har vi Norges største og bredeste lager av e-verksmateriell og kabel, forteller han. Kundens krav til punktlighet blir møtt med et meget godt utbygd transportnett. Det sørger for at vi leverer materiellet dit kunden faktisk trenger det og til riktig tid. I tillegg er det snakk om varer som ikke akkurat har standardiserte mål. Tilgjengeligheten på definert varesortiment blir dermed fort et spørsmål om sikkerhet.

Komplekst oppkjøp

- Dette er det største og mest komplekse oppkjøpet vi har gjort, forteller Raymond.

Fusjonen kompliseres videre av at det er forskjellige plattformer hos Onninen og Elektroskandia. Når Elektroskandia skal over på Onninens plattform, er det mange systemer som skal overføres og snakke sammen på en god måte.

- Onninen kjører på en global plattform, så om vi feiler i integrasjonen og oppsettet vil det ikke fungere i Polen, Sverige eller Finland, sier Sondre.

Foreløpig ligger Elektroskandias systemer og løsninger på tidligere eiers plattform, og de har frem til mai 2024 til å innlemme dette med Onninens systemer. Det er en kort tidshorisont, og hovedfokuset i dette prosjektet er derfor å overholde fristen. Samtidig må man opprettholde det operasjonelle i bedriftene, sørge for at forsyningskjeden fungerer slik den skal, og kundene får de varene de skal ha når de skal ha dem.

- Er det noe galt som skjer her, får det følgefeil som kan ha konsekvenser for drift. Da risikerer man å forsinke kunders prosjekter i påvente av komponenter, forteller Sondre videre. Det må vi unngå, og alt må derfor skje så sømløst som overhodet mulig. Samtidig må vi vi også evne å tenke langsiktig og handle kortsiktig.

John Arild forklarer at noe av det vanskelige i sammenslåingsprosesser er at arbeidet skal gjøres i den oppkjøpte bedriften på oppkjøpers premisser.

- Jeg synes organisasjonen skal ha all ære for å ha knyttet bedriftene sammen så raskt som de har gjort organisasjonsmessig og kulturelt, sier han. Endringene i systemene skulle man tro gikk fort, men det er faktisk det som har tatt tid.

Hva skal til for å lykkes?

Når tidshorisonten er kort, og prosjektet skal gjennomføres uten at det går utover drift i virksomheten, er det viktig å ha riktig kompetanse på rett sted til riktig tid uten å trenge å ta ut viktige funksjoner fra linja.

- Teamet fra Metier er viktige i denne prosessen, forteller Raymond. Det å ha noen inne som har vært med i liknende, komplekse programmer tidligere og som har mulighet til å bruke hele sin kapasitet til dette prosjektet, og samtidig slippe å ta viktige ressurser ut av linja – det har gjort hele forskjellen.

Teamet fra Metier har støttet programledelsen, spesifikt innenfor Supply Chain. De har også bistått i ERP-overføringen. Arbeidet startet med å få oversikt over problemstillingen og hva som hastet mest. Det å komme i gang kjapt, og å holde farten oppe uten for mange stopp har vært viktig.

- Ukentlige møter med harde prioriteringer basert på hva som er viktig nå, har virkelig hjulpet oss å holde kontroll og oversikt, forteller Benedicte Lillebostad, som er lokal testleder.

- Når det er så mange ting som skal på plass på en gang må vi unngå misforståelser oss imellom.

Det at teamet har bestått av flere oppleves også som en fordel. Da har man en gruppe som ser organisasjonen utenfra, og som har mulighet til å sparre seg imellom for å komme frem til riktig løsning i samarbeid med kunden.

- Dette Metier-teamet skal ha sin del av æren for at prosjektet går bra. De har vært på, og de har forstått behovet fra første stund, forteller Raymond.